L’Agenzia delle entrate, con la risposta a interpello 403/2019, dopo la risposta 388/2019, analizza le modalità di conservazione della nota spese arrivando a una conclusione che sembra non del tutto coerente con un processo che tenderebbe invece alla completa gestione elettronica dei flussi. La nota spese, creata all’interno del sistema informativo secondo il flusso operativo descritto nell’istanza di interpello e quindi formata e prodotta dall’origine come documento informatico, può essere indifferentemente conservata digitalmente o su supporto analogico (ad esempio stampata su carta). Ciò in quanto l’obbligo di conservazione in elettronico sarebbe richiesto e imposto normativamente, in particolare dall’articolo 39, D.P.R. 633/1972, esclusivamente per le fatture elettroniche e non anche per tutti gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti.
L’Agenzia delle entrate, con la risposta a interpello n. 403/2019, ha affermato che qualunque documento analogico a rilevanza fiscale, come le note spese e i loro giustificativi, deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.