Il Garante per la Privacy, con provvedimento n. 409 del 18 settembre 2014, ha autorizzato una società di trasporti internazionali a conservare le immagini videoregistrate nei magazzini di stoccaggio delle proprie filiali, fino a 90 giorni, al fine di consentire l'accertamento di eventuali illeciti e l'individuazione dei possibili responsabili da parte dell'autorità giudiziaria.
Per il Garante:
- l’attenzione posta a livello internazionale, europeo e nazionale rispetto alla fissazione e alla comune osservanza di elevati standard di sicurezza nel settore del trasporto delle merci;
- i tempi concessi al destinatario dalle norme pattizie e codicistiche per denunziare eventuali manomissioni o danneggiamenti;
- le difficoltà riferite dalla società - anche in ragione della propria struttura organizzativa - nell'accertare in tempi più contenuti eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni (circostanze rispetto alla cui veridicità la società ha assunto ogni responsabilità, anche penale, ai sensi dell'art. 168 del Codice);
valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate più lunga del normale, all'esclusivo fine dell'accertamento degli accadimenti e dell'individuazione, da parte dell'Autorità giudiziaria competente, degli eventuali responsabili.
Si ricorda, tuttavia, che il provvedimento del Garante in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010 prevede che la conservazione delle immagini debba essere limitata a poche ore o, al massimo, alle ventiquattro ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell'autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell'attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l'esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), può ritenersi ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che, sulla scorta anche del tempo massimo legislativamente posto per altri trattamenti, si ritiene non debba comunque superare la settimana.
Stante quanto sopra, per poter conservare le immagini per un tempo superiore è necessario formulare istanza di verifica preliminare al Garante, ex art. 17, D.Lgs. n. 196/2003, così come è accaduto nel caso di specie.