In caso di cessazione di rapporto di lavoro, l'indirizzo mail del dipendente cessato deve essere chiusoe, per evitare di perdere comunicazioni aziendali, il datore di lavoro è tenuto ad informare i terzi della chiusura dell'indirizzo.
L'account con il nome dell'ex dipendente, infatti, non può continuare ad esisterené può essere disposto l'inoltro automatico dei messaggi che arrivano a tale indirizzo nella casella di posta di un altro dipendente ancora in servizio.
La precisazione giunge dal provvedimento n. 456/2015 del Garante della privacy.
Bocciata la condotta di una società senza policy aziendale
Gli ex dipendenti di una società - che dichiara di aver tenuto aperto e continuato ad utilizzare gli account aziendali dei lavoratori cessati per scopi di tutela del patrimonio - hanno chiesto il parere del Garante della privacy sulla mancata chiusura dei loro loro indirizzi di posta elettronica dopo le loro dimissioni.
In realtà la società non ha adottato una policy interna sull'utilizzo della posta elettronica aziendale ed anzi ha inoltrato automaticamente le comunicazioni ricevute all'indirizzo dell'ex dipendente ad un altro indirizzo aziendale e le ha monitorate per un periodo significativo, senza però informare gli ex dipendenti.
Il Garante della privacy ha bocciato l'operato della società ricordando che è onere del datore di lavoro informare con precisione il lavoratore su come può utilizzare gli strumenti aziendali e sui controlli a cui potrà andare incontro.
È necessaria una attenta policy aziendale per informare i lavoratori sul corretto utilizzo dei mezzi a loro disposizione, evitando che si creino aspettative di confidenzialità rispetto ad alcuni strumenti.
Inoltre, a rapporto di lavoro cessato, lo stesso datore deve rimuovere gli account con i nomi degli ex dipendenti ed attivare sistemi automatici che informino i terzi e forniscano loro indirizzi alternativi a cui rivolgersi con riferimento all'attività professionale del datore di lavoro. Non è corretto, invece, reindirizzare automaticamente la posta in arrivo sugli indirizzi di altri dipendenti.