Le istruzioni Unioncamere in merito alla dichiarazione sulla titolarità effettiva al registro emanate la scorsa settimana, evidenziano che in caso di omissione degli amministratori, i sindaci sono tenuti a sottoscrivere digitalmente e inviare la comunicazione dei titolari effettivi. L’obbligo, ovviamente, riguarda l’organo sindacale incaricato o meno delle funzioni di revisione legale e non i revisori.
Richiamando i sindaci quali soggetti preposti a intervenire in via sostitutiva (ovviamente nei 30 giorni successivi alla scadenza dell’11 dicembre prevista per gli amministratori), si potrebbe ritenere che anche questi ultimi possano essere sanzionati nel caso in cui, in relazione alle omissioni degli amministratori, non adempiano in via sostitutiva.
Approfondendo la questione, si segnala che l’art. 22 del D.lgs. 231/2007 stabilisce espressamente che “le società dotate di personalità giuridica ... ottengono e conservano per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate ed aggiornate sulla propria titolarità effettiva e le forniscano ai soggetti obbligati in occasione degli adempimenti di adeguata verifica” (comma 2); il comma 3 specifica che tali informazioni “sono acquisite a cura degli amministratori”.
Pertanto, dal disposto normativo emerge chiaramente che nelle società di capitali l’obbligo di individuare il titolare effettivo è specifico degli amministratori e che, in nessun caso, potrebbero essere sostituiti dai sindaci, evidenziando altresì un obbligo di conservazione (quinquennale).
Alla luce di quanto sopra, pare evidente distinguere la situazione in cui gli amministratori, dopo aver provveduto alla individuazione del (o dei) titolare/i effettivo/i e alla conservazione dei dati, omettano esclusivamente di inviare le suddette informazioni al nuovo registro dei titolari effettivi, da quella in cui l’organo gestorio ometta di identificare il titolare effettivo (o i titolari effettivi) e di conservarne i dati.
Mentre nel primo caso, infatti, potrebbe astrattamente ipotizzarsi la sanzionabilità dei sindaci che non provvedano alla sottoscrizione digitale della pratica e all’invio in via sostitutiva, nel secondo caso il collegio sindacale mai potrà sostituirsi agli amministratori per inviare una documentazione che non è nella disponibilità dei sindaci e la cui produzione non rientra nei loro compiti istituzionali, sostituendosi agli amministratori. Diversamente ragionando, infatti, si potrebbe pensare che i sindaci possano essere sanzionati anche nel caso in cui il bilancio non sia stato inviato in quanto il CdA non ha mai redatto il relativo progetto non inviandolo all’assemblea per la relativa approvazione.